Tevékenységek (Feladatok)

A Tevékenységek funkció lehetővé teszi a feladatok, értekezletek, határidők és egyebek meghatározását és kezelését, így strukturált módon nyomon követheti az ügylet megkötéséhez szükséges lépéseket. Rugalmasságot biztosít azáltal, hogy lehetővé teszi tevékenységek társítását többféle típusú rekordhoz, például cégekhez, kapcsolattartókhoz és ügyletekhez, átfogó áttekintést biztosítva és bővítve szervezeti képességeit.

Tevékenység logikai szabályai és közvetlen kapcsolódás a Kapcsolatokhoz

Könnyedén létrehozhat tevékenységeket a Üzleti Pulzus CRM-ben különböző helyekről, beleértve az irányítópultot és a rekordprofilokat. A tevékenységek létrehozásának lehetősége környezettudatos, így bárhol is tartózkodik a rendszeren belül, csak néhány kattintásnyira van attól, hogy új tevékenységet adjon hozzá. A tevékenység illetve a rendszer teljes egésze során Ön minden folyamathoz társíthat egy magánszemélyt vagy egy vállalkozást vagy a vállalkozást és azok munkatársait is. Fontos megérteni ezen logikai folyamatokat is elsődlegesen, minden a Kapcsolatokkal kezdődik, mivel fontos elsőnek a magánszemély vagy egy adott vállalkozás munkatársai vagy ügyvezetőit rögzíteni.

Az Üzleti Pulzus Crm rendszer természetesen fel van készítve a logikai sorrendiség szabálytalanságainak kezelésére is. Ha Ön egy cég vagy vállalkozás rögzítésével kezdi el a műveltetett lehetősége nyíliik arra, hogy vissza térjen a szoftver logikai útjára de nem gördít akadályokat egy munkavállaló vagy kapcsolat rögzítése nélkül is létre hozathatja a céget/vállalkozást.

Ellenben folyamatosan érezni fogja a helyes logikai útvonalat, ezzel Ön az Üzleti Pulzus Crm rendszert nem nehezen kezelhetőnek értékeli de rövid gyakorlást követően már Ön is követni fogja a helyes logikai rögzítés menetét.

Fontos tudnivaló: A vállalkozás / cég esetében csak a vállalkozás vagy cég mint jogi személyiség kerül rögzítésére, ahhoz szükséges a kapcsolatokban felvenni, azok dolgozóit illetve vezetőit is mint magánszemélyt. Ennek oka, hogy az adott megrendelő egyszerre lehet céges megrendelő és magán megrendelő is. Ez a folyamat megegyezik a Magyarországon hatályos cég törvény szabályaival. A cég külön álló jogi személyiség, azoknak tulajdonosai vagy tulajdonos ügyvezetői vagy ügyvezetői vannak. Ennek értelmében a cég ügyvezetője első körben magán személy és második körben cég alkalmazottja is egyben. Ennél fogva a kapcsolatokba mint magánszemélyt rögzíteni szükséges a cég alkalmazottai/ügyvezetői is.

Egyéni vállalkozás esetében az egyéni vállalkozó mint vállalkozás/cég rögzítése :

• Vállalkozás megnevezése: csak fantázia név vagy és nem kizárólag csak fantázia név és az egyéni vállalkozó teljes neve és e.v. rövidítés a név után illetve vagy de nem kizárólag csak az egyéni vállalkozó teljes neve és e.v. rövidítése a teljes név után.
• Kapcsolatok rögzítése egyéni vállalkozó esetében: Az egyéni vállalkozó teljes neve mint magánszemély kizárólagosan csak az  e.v. rövidítés mellőzésével!

Jelen menüpont alatt is rögzíthet céget vagy magánszemélyt ha azt nem tette meg, de erre külön menüpontot is talál a bal oldali menüelemekben a fenti logikai még sok más helyen is hasonlóan működik illetve más menü pontok is értintettek lehetnek a logikában, azaz a hiányos adatokat mint később vagy az adott helyen is megteheti, úgy hogy az addig megkezdett rögzítést nem szükséges megszakítani.

Hozzon létre egy tevékenységet

Könnyedén létrehozhat tevékenységeket a Üzleti Pulzus CRM-ben különböző helyekről, beleértve az irányítópultot és a rekordprofilokat. A tevékenységek létrehozásának lehetősége környezettudatos, így bárhol is tartózkodik a rendszeren belül, csak néhány kattintásnyira van attól, hogy új tevékenységet adjon hozzá. 

• Amikor bejelentkezett az Üzleti Pulzus CRM-be, kattintson a Tevékenységek menüre.

• Kattintson a Tevékenység létrehozása gombra. 
• Megjelenik egy űrlap. Töltse ki a következő adatokkal:

 1. Cím :

• Adjon meg egy címet a tevékenység egyszerű azonosításához inkább utaljon a tevékenységre pl: Csaptelep javítása, árajánlat készítése, stb., vagy valamilyen cselekmény amit el kell végezni határidőre.

2. Tevékenység típusa :

• Válasszon egy típust, amely a legjobban megfelel a szükséges műveletnek ehhez kis ikonok állnak az Ön rendelkezésére ezeket a rendszer konfigurálásakor meg kell határoznia.

3. Határidő és időtartam :

• Állítsa be a tevékenység határidejét és ha szükséges, időtartamát, erről Ön tájékoztató emailt is fog kapni a rendszertől a lejárat előtt.

4. Emlékeztető :

• Állítson be egy emlékeztetőt a határidő előtti értesítéshez.

5. Vendégek :

• Adjon hozzá vendégeket (pl. megbeszélésekhez) a + ikonra kattintva.
• Kezdetben a rendszer felajánlja a személyzet/ügyfélszolgálat tagjait. Kapcsolat illetve a magánszemély hozzáadásához használja a keresőmezőt, kezdje el gépelni a személy nevét fontos, hogy előzetesen a személyt rögzítse a kapcsolatok menüpontban. Ha nem így tesz akkor nem tudja hozzáadni a személyt mint vendéget.

6. Leírás :

• Bontsa ki a leírás mezőt a + ikonnal. Ez minden vendég számára látható, (legyen körültekintő a szöveg megfogalmazása során) és a meghívó e-mailek .ics fájljában szerepelnek majd. 

7. Tulajdonos vagy ügyfélszolgálat :

• Rendeljen tulajdonost vagy az ügyfélszolgálati munkatársat a tevékenységkezeléshez.

8. Megjegyzés :

• Adjon hozzá privát megjegyzéseket, amelyeket csak az értékesítő(k) ügyfélszolgálat azaz a rendszer belső személyzete láthatnak.

9. Cégek :

• A keresési mezőbe gépelve kapcsolja össze a tevékenységet a releváns cégekkel, vagy vállalkozásokkal ha a tevékenység egy céghez is kapcsolható/kapcsolódik. Magánszemély esetében nem szükséges a társítás, hagyja azt üresen. A magánszemélyek esetében a kapcsolatból társítsa (Kapcsolat menüpont) majd a magánszemélyt a tevékenységhez.

10. Elérhetőségek :

•  Társítsa meghatározott kapcsolatokhoz akár többhöz is a társítást elvégezheti magánszemélyekhez is. Ha már társított egy vállalkozást akkor itt tudja a vállalkozás személyit is társítani, mint magánszemélyeket. Cég megadása nélkül  csak magánszemélyeket társít még ha az estelegesen már egy céghez társított személy is.

11. Ajánlatok :

• Kapcsolja össze a tevékenységet a releváns ajánlatokkal.
• Kattintson a Létrehozás gombra .

Információ : Amikor egy tevékenység létrejön, és a hozzárendelt felhasználó eltér a létrehozótól, az Üzleti Pulzus CRM automatikusan értesítést küld a hozzárendelt felhasználónak. Ez a tevékenységhez rendelt felhasználó levélsablont használja .

Létrehozás Kapcsolat, Cég, Ügylet alapján

• Nyiss meg egy rekordprofilt például úgy, hogy rákattintasz a rekord nevére az index (tábla) oldalon.
  
• Kattintson a Tevékenységek fülre.
• Kattintson a Tevékenység hozzáadása gombra .
• Ha szükséges, használd az "X rekord(ok)hoz társítva" opciót, hogy a tevékenységet további rekordokhoz társítsd..
  
  

Hívás naplózása, jegyzet létrehozása, e-mail küldése esetén

Lehetőséged van tevékenységet létrehozni utókövetési feladatként. Ez a funkció lehetővé teszi, hogy automatikusan létrehozd és hozzárendeld a tevékenységet ahhoz a rekordprofilhoz, amelyhez például a hívás naplózását készíted.

Tevékenység frissítése

• Amikor bejelentkezett a Üzleti Pulzus CRM-be, kattintson a Tevékenységek menüpontra.
• A táblázatban kattintson a tevékenység címére .
• Megjelenik az űrlap, frissítse a szükséges mezőket.
• Kattintson a Mentés gombra .

Frissítés Kapcsolat, Vállalat, Ügylet segítségével

TIPP: Kattintson duplán a tevékenység leírására a szerkesztéshez

• Adjon meg egy rekordprofilt például úgy, hogy az index (tábla) oldalon a rekord nevére kattint.
• Kattintson a Tevékenységek fülre.
• Görgessen le a frissíteni kívánt tevékenység megkereséséhez.
• Kattintson az ellipszis ikonra, majd kattintson a Szerkesztés gombra .
• Frissítse a szükséges mezőket.
• Kattintson a Mentés gombra .

Tömeges frissítési tevékenységek

AZ Üzleti Pulzus CRM tömeges szerkesztés funkciója lehetővé teszi több tevékenység egyidejű szerkesztését, így az adatkezelés hatékony és időtakarékos.

 Ez a funkció különösen akkor hasznos, ha több tevékenység közös adatpontjait kell frissíteni.

 Ez az útmutató végigvezeti Önt a funkció használatának lépésein.

1. Lépjen a táblázat nézetbe:

• Kezdje azzal, hogy navigál a táblázat/index nézethez, ahol a tevékenységei megjelennek.

2. Válasszon tevékenységeket:

• A táblázat bal oldalán minden tevékenység mellett jelölőnégyzeteket talál.
• Jelölje be a szerkeszteni kívánt tevékenységek jelölőnégyzeteit. Miután kiválasztott legalább egy tevékenységet, megjelenik a műveletválasztó.

3. Tömeges szerkesztés kezdeményezése:

• Kattintson a műveletválasztóra, és válassza a „Tömeges szerkesztés” műveletet. Ez megnyit egy modált.

4. Válassza a Szerkesztési beállításokat:

• A modálban a mezők listája jelenik meg. Ezek a mezők az alapértelmezett CRM-mezők és az Ön vagy más felhasználók által beállított további mezők keveréke.
• Minden mezőre két lehetőség közül választhat:
• Meglévő érték megtartása: Ha kiválasztja, a mező meglévő értékei változatlanok maradnak az összes kiválasztott tevékenységnél.
• Meglévő érték cseréje...: Ha be van jelölve, megadhat egy új értéket, amely lecseréli a mező meglévő értékét az összes kiválasztott tevékenységnél.

5. Módosítások alkalmazása:

• Miután beállította az összes szükséges mezőt, kattintson a "Megerősítés" gombra a módosítások mentéséhez.
• A kiválasztott tevékenységek mostantól a konfigurációknak megfelelően frissülnek.

Tevékenység törlése

A Üzleti Pulzus CRM-ben a tevékenységek több módszerrel törölhetők:

Táblázat tömeges műveleteken keresztül

1. Navigáljon a tevékenységek táblázatához, és használja a bal oldali jelölőnégyzeteket a törölni kívánt tevékenységek kiválasztásához.

2. Válassza a "Törlés" opciót a táblázatműveletek legördülő menüből.

A táblázatba ágyazott műveleteken keresztül

1.A tevékenységek táblázatában kattintson a „Kuka” ikonra minden egyes eltávolítani kívánt tevékenységnél, amely a jobb oldali műveletek oszlopban található.

Kapcsolódó felvétel megtekintésekor

1. Lépjen egy kapcsolódó rekordhoz (pl. egy névjegyhez), kattintson a Tevékenységek fülre.

2. Keresse meg a törölni kívánt tevékenységet, kattintson a tevékenység jobb felső sarkában található ellipszis ikonra (három pont), majd válassza a Törlés lehetőséget.

Egy tevékenység befejezése

A Üzleti Pulzus CRM többféle módot biztosít egy tevékenység befejezettként való megjelölésére, észszerűsíti a feladatkezelést és javítja a termelékenységet.

Szerkesztés a modális ablakon keresztül

1.Navigáljon az adott tevékenység szerkesztési nézetéhez.

2. Kattintson a bal felső jelölőnégyzetre a modális cím előtt egy tevékenység befejezéséhez.

Táblázat tömeges műveleteken keresztül

1. A tevékenységek indexnézetében jelölje be a jelölőnégyzeteket több tevékenység kiválasztásához.

2. Válassza a „Megjelölés befejezettként” műveletet a tömeges műveletek legördülő menüjéből.

Táblázat egyszeri műveleteken keresztül

1. A táblázat nézetben keresse meg a végrehajtani kívánt tevékenységet.

2. Kattintson a „Befejezés” jelölőnégyzetre, amely az adott tevékenységhez tartozó műveletek oszlopában található.

Ha egy tevékenységet befejezettként jelöl meg, a tevékenységgel kapcsolatos közelgő emlékeztetők automatikusan törlődnek.

A függőben lévő feladatok fókuszált nézetének fenntartásához a tevékenységek indexnézetében használja a „Nyitott tevékenységek” szűrőt. Ez elrejti a befejezettként megjelölt tevékenységeket, így a nyitott tevékenységekre koncentrálhat.

Tevékenység emlékeztetők

• A Üzleti Pulzus CRM emlékeztetői biztosítják, hogy a tevékenység tulajdonosa/hozzárendelt személye értesítést kapjon az esedékesség előtt.
• Ez a funkció különösen hasznos megbeszélések vagy határidős feladatok esetén.

Az emlékeztetők konfigurálása

• Egy tevékenység beállításakor válassza ki, hogy mikor szeretné elküldeni az emlékeztetőt, például 1 órával a határidő előtt.
• A konkrét határidő nélküli tevékenységek esetében az emlékeztető a határidő éjfélén alapul.
• Például egy 2023-12-16- án esedékes tevékenység esetén 30 perces emlékeztetőt küldünk 2023-12-15 23:30-kor.

Figyelem:  Az emlékeztetőket csak akkor küldi el, ha a tevékenység még nincs befejezettként megjelölve, és ha a cron-feladat megfelelően van beállítva.

Értesítési típusok

• Az Üzleti Pulzus CRM e-mailt és csengő értesítést is küld , hogy figyelmeztesse a tulajdonost a közelgő tevékenységi határidőről.

Emlékeztető e-mailek testreszabása

• Az e-mail értesítés módosításához lépjen a Beállítások -> Levelezési sablonok menüpontra .
• Szerkessze a tevékenység emlékeztető sablont igényeinek megfelelően.

A tevékenységekkel való asszociációk használata

• Az Üzleti Pulzus CRM-ben egy tevékenységet több erőforráshoz kapcsolhat .
• Például társíthat egy tevékenységet kapcsolattartóhoz és ügylethez is .
• Ez azt jelenti, hogy a tevékenység megjelenik mind a kapcsolattartó, mind az ügylet profiljában.

Miért használjunk egyesületeket?

• Az egyesületek segítenek az értékesítési folyamatok jobb megszervezésében.
• Tiszta rálátást adnak arra, hogy mely tevékenységek milyen nyilvántartásokhoz kapcsolódnak.

Használati eset

Képzelje el, hogy szerződése van, és van egy kapcsolattartója az ügylethez kapcsolódóan. Létre kell hoznia egy olyan tevékenységet, amely mind az üzlet, mind a kapcsolatfelvétel szempontjából fontos. Például egy emlékeztető, hogy hívja fel a kapcsolattartót az üzlettel kapcsolatos valami miatt.

• Ha a tevékenységet a kapcsolattartóhoz és az ügylethez is társítja, akkor mindkét profilban megjelenik.
• Így bármikor, amikor ellenőrzi az ügyletet vagy a kapcsolattartó profilját, látni fogja a tevékenységet, és tudni fogja, mit kell tennie a következő lépésbe

• Alapértelmezés szerint az Üzleti Pulzus CRM legfeljebb az első 3 kapcsolódó ügyletet, kapcsolattartót vagy céget mutatja ,
• Nem korlátozódik a tevékenység társítása csak az adott rekordokhoz, a keresési bemenet segítségével keresést végezhet, és tevékenységet társíthat számos, a tevékenységhez nem kapcsolódó rekordhoz.

Kétirányú naptár szinkronizálás

Szinkronizálás a népszerű naptárral

• Az Üzleti Pulzus CRM kétirányú szinkronizálást kínál a Google Naptárral és az Outlook Naptárral.
• Ez azt jelenti, hogy összekapcsolhatja az Üzleti Pulzus CRM tevékenységeit a kívánt naptárszolgáltatóval.

Hogyan működik

• Az Üzleti Pulzus CRM-től a naptárig : Az Üzleti Pulzus CRM-ben létrehozott tevékenységek eseményként jelennek meg a naptárban.
• A naptártól az Üzleti Pulzus CRM-ig : Az integrált naptár eseményei tevékenységként jelennek meg a Üzleti Pulzus CRM-ben.
• Frissítések szinkronizálva : Minden változtatás vagy frissítés szinkronizálva van a két platform között.

Előnyök

1. Soha ne hagyj ki egy találkozót : összehangolja az ütemezést, csökkentve a fontos találkozók vagy események lemaradásának kockázatát.

2. Fokozott termelékenység : Egyszerűsíti a feladatkezelést azáltal, hogy tevékenységeit és eseményeit egy helyen központosítja.

3. Könnyű koordináció : Leegyszerűsíti a csapatmunkát azáltal, hogy egységes képet ad a közös tevékenységekről és eseményekről.

4. Időtakarékos : kiküszöböli a több naptár manuális frissítésének szükségességét, így időt szabadít fel a kritikusabb feladatok elvégzésére.

5. Következetesség és pontosság : Biztosítja, hogy a CRM-ben és a naptárban lévő információk mindig naprakészek és pontosak legyenek.

A naptár-szinkronizálás beállításának részleteiért kattintson ide .