Kezdő lépések

Az Üzleti Pulzus CRM néhány fő erőforrásból áll, amelyek kulcsfontosságúak az értékesítési folyamatban, valamint más hasznos funkciókat is tartalmaz, mint például e-mailek küldése, tevékenységek, webes űrlapok, mivel a legtöbb funkció hasonló, megpróbáljuk általánosabban elmagyarázni. az erőforrás rekordjainak létrehozása, törlése és frissítése, valamint az erőforrások közös jellemzőinek használata.

TIPP: Az "erőforrás rekordjainak létrehozása" (angolul "creating resource records") kifejezés azt jelenti, hogy új bejegyzéseket, adatokat hozol létre egy adott erőforráshoz kapcsolódóan egy rendszerben vagy adatbázisban. Az "erőforrás" lehet bármilyen típusú adat vagy entitás, amit a rendszer kezel, például ügyfelek, cégek, projektek, tevékenységek, vagy akár fájlok. Az "erőforrás rekord" pedig egy konkrét bejegyzés ezekből az erőforrásokból. Tehát az "erőforrás rekordjainak létrehozása" során például egy új ügyfelet, egy új projektet, vagy bármilyen más új adatot hozol létre a rendszerben, amelyet később kezelhetsz, szerkeszthetsz, vagy hivatkozhatsz rá más folyamatokban.

Hozzon létre egy rekordot

• Ha bejelentkezik az Üzleti Pulzus CRM-be, az oldalsávon válassza a Kapcsolatok, Vállalatok vagy Ügyletek lehetőséget.
• A jobb oldalon létrehozni kívánt rekordtól függően kattintson az egy Kapcsolat létrehozása elemre .
• A létrehozni kívánt rekord alapján töltse ki az űrlap adatait.
• Kattintson a Létrehozás gombra.

Amikor új rekord jön létre, és a hozzárendelt tulajdonos eltér a létrehozótól, a Üzleti Pulzus CRM értesítést küld az új tulajdonosnak. Ez az értesítés a felhasználóhoz rendelt kapcsolattartó levelező sablont használja .

Fontos tudnivaló : A Kapcsolattartók, Vállalatok és Ügyletek létrehozási űrlapjain megjelenő mezők a Beállítások ->  Mezők menüpontban módosíthatók .

Rekord frissítése

Az Üzleti Pulzus CRM számos módszert kínál a rekordok frissítésére, például részletnézetben, indexnézetben vagy lebegő modális használatával.

TIPP:Az "index nézet" (angolul "index view") egy webalkalmazásban vagy adatbázisban az a felület vagy oldal, ahol az adatok listáját, táblázatát láthatod. Ez az a nézet, amelyben egy adott típusú rekordok (például cégek, kapcsolatok, tevékenységek) összes bejegyzése megjelenik. Az index nézet lehetővé teszi, hogy könnyen áttekintsd és kezelhesd az adatokat, például rendezheted, szűrheted vagy kiválaszthatod az egyes rekordokat a részletesebb megtekintés vagy szerkesztés céljából. Például egy CRM rendszerben az "Ügyfelek" menü alatt az index nézetben láthatod az összes ügyfelet egy táblázatban, ahol az oszlopokban az ügyfelek neve, kapcsolattartási adatai, státusza stb. szerepelnek.

Frissítsen egy rekordot a részletes nézetben

Rekord módosítása a részletes nézet használatával:

 1.Keresse meg a frissíteni kívánt rekordot. Például a partnerek erőforrástáblájában kattintson a kapcsolattartó nevére.
 2. A szerkesztés megkezdéséhez használja a bal oldalsáv "Részletek" szakaszát.
  Ha nem minden mező látható kezdetben (nincs összecsukva ), kattintson a részletes kártya jobb felső sarkában található „X további mező” gombra.
 3. Szerkesztés modális használatával : Kattintson a szerkesztés ikonra a részletnézet jobb felső sarkában az összes szerkeszthető mezőt tartalmazó modális megnyitásához.

Fontos tudnivaló : A részletes nézetben megjelenített mezőket az erőforrás „részletes” beállításai határozzák meg. Testreszabhatja ezeket a Beállítások -> Mezők menüpontban.

Rekord frissítése Index nézetben

1. Az erőforrás-index/tábla nézetben közvetlenül szerkessze a mezőket a kívánt adatoszlopra kattintva. Ha a mező szerkeszthető, az oszlop végén megjelenik egy szerkesztés gomb.

Változások figyelése frissítési naplóval

• Automatikus naplózás : Minden alkalommal, amikor egy csapattag megváltoztatja az információkat egy erőforrásrekordban, az Üzleti Pulzus CRM naplóbejegyzést hoz létre.
• Részletek a naplóban : Ez a napló mutatja, hogy mi változott, ki hajtotta végre a változtatást és mikor történt.
• Előnyök : Ez világos képet ad a rekord összes frissítéséről, megkönnyítve az értékesítési folyamat változásainak nyomon követését.

Megjegyzés:  A rendszer és a szövegterület (textarea) típusú egyéni mezők változásai nem kerülnek rögzítésre a frissítési naplóban.

Rekordok tömeges frissítése

Az Üzleti Pulzus CRM tömeges szerkesztés funkciója lehetővé teszi több rekord egyidejű szerkesztését, így az adatkezelés hatékony és időtakarékos. Ez a funkció különösen akkor hasznos, ha több rekordon belüli közös adatpontokat kell frissíteni.

 Ez az útmutató végigvezeti Önt a funkció használatának lépésein

 1.Lépjen a táblázat nézetbe:

• Kezdje azzal, hogy navigál a táblázat/index nézethez, ahol a rekordok megjelennek.

2. Rekordok kiválasztása:

• A táblázat bal oldalán minden rekord mellett jelölőnégyzeteket talál.
• Jelölje be a szerkeszteni kívánt rekordok jelölőnégyzeteit. Miután kiválasztott legalább egy rekordot, megjelenik a műveletválasztó.

3. Tömeges szerkesztés kezdeményezése:

• Kattintson a műveletválasztóra, és válassza a „Tömeges szerkesztés” műveletet. Ez megnyit egy modált.

4. Válassza a Szerkesztési beállításokat:

• A modálban a mezők listája jelenik meg. Ezek a mezők az alapértelmezett CRM-mezők és az Ön vagy más felhasználók által beállított további mezők keveréke.
• Minden mezőre két lehetőség közül választhat:
• Meglévő érték megtartása: Ha kiválasztja, a mező meglévő értékei változatlanok maradnak az összes kiválasztott rekordnál.
• Meglévő érték cseréje erre:... Ha be van jelölve, megadhat egy új értéket, amely lecseréli a mező meglévő értékét az összes kiválasztott rekordnál.

5. Módosítások alkalmazása:

• Miután beállította az összes szükséges mezőt, kattintson a "Megerősítés" gombra a módosítások mentéséhez.
• A kiválasztott rekordok most a konfigurációknak megfelelően frissülnek.

Erőforrások frissítési napló támogatással

A következő erőforrások támogatják a frissítési napló funkciót:

• Kapcsolatok
• Vállalatok
• Ajánlatok

Rekordok törlése

JEGYZETEK TÖRLÉSE

• E-mailek megőrzése : Egy ügylet, kapcsolattartó vagy cég törlése nem távolítja el a kapcsolódó e-maileket a postafiókjából.

• Kapcsolódó rekordok : Egy rekord (például egy névjegy) törlése nem törli a társult cégeket vagy ügyleteket. Az Üzleti Pulzus CRM leválasztja őket a törölt névjegyről, de továbbra is elérhetők maradnak a CRM-ben. A társult cégek és ügyletek eltávolításához manuálisan kell törölnie azokat. Ez minden rekordtípusra vonatkozik.

Az Üzleti Pulzus CRM többféle módszert kínál az erőforrásrekordok törlésére:

Táblázat tömeges műveleteken keresztül

1. A rekordtáblázatban a bal oldali jelölőnégyzetekkel válassza ki a törölni kívánt rekordokat.

2. Válassza a "Törlés" opciót a táblázatműveletek legördülő menüből.

A táblázatba ágyazott műveleteken keresztül

1. Az erőforrástáblázatban kattintson a „Kuka” ikonra minden egyes eltávolítani kívánt rekordnál, amely a jobb oldali műveletek oszlopban található.

Egy adott rekord megtekintésekor

Egy rekord (pl. névjegy) megtekintésekor használja a felső műveletek legördülő menüt, és válassza a "Törlés"  műveletet.

Szemetesbe (kukába) dobott rekordok

Az Üzleti Pulzus CRM tartalmaz egy kuka funkciót a törölt erőforrásokhoz. Így működik, és hogyan kezelheti a szemetesbe helyezett rekordokat:

•  Megőrzési időszak : A törölt rekordokat 30 napig a kukában tároljuk. Ezen időszak letelte után a rendszer automatikusan törli őket az adatbázisból.
• Visszaállítás : Ha egy rekordot, például egy névjegyet, véletlenül törölnek, 30 napon belül visszaállíthatja a kukából.
• Kézi törlés : Ha szükséges, véglegesen törölheti a rekordokat a szemetesből a 30 napos időszak lejárta előtt.

A szemetesbe helyezett rekordok megtekintése

1.Lépjen annak az erőforrásnak (pl. névjegyek) listanézetébe, amelynek szemetesbe helyezett rekordjait el kívánja érni.

2. Kattintson a jobb felső sarokban található ellipszis (három pont) gombra.

3. A törölt rekordok megtekintéséhez válassza a szemetes lehetőséget.

A szemetesbe helyezett rekordok végleges törlése

Ha szükséges, manuálisan véglegesen törölheti a kukába helyezett rekordokat anélkül, hogy megvárná, amíg a cron feladat törli őket. A rekordok kézi törléséhez lépjen az erőforrás szemetesbe helyezett nézetébe. Egyetlen kattintással törölheti az összes rekordot, vagy kiválaszthatja a törölni kívánt rekordokat.

•  Az összes szemetesbe helyezett rekord egyidejű törléséhez használja a jobb felső Szemetes ürítése gombot.

• Ha csak meghatározott rekordokat szeretne törölni, használja a bal oldalon lévő táblázat jelölőnégyzeteit a törölni kívánt rekordok kiválasztásához, majd válassza a Végleges törlés műveletet

A szemetesbe helyezett rekordok visszaállítása

Könnyen visszaállíthatja a törölt rekordokat az Üzleti Pulzus CRM-ben az erőforrás szemetesbe helyezett nézetén keresztül.

1. A szemetes nézet elérése :

• Keresse meg azt a részt, ahol a szemetes helyezett rekordok találhatók.

2. Válassza a Records lehetőséget :

•  A táblázatban található jelölőnégyzetekkel válassza ki a visszaállítani kívánt rekordokat.

3. Rekordok visszaállítása :

•  A kiválasztott rekordok helyreállításához válassza a Visszaállítás műveletet.

Erőforrások szemetes támogatással

A következő források támogatják a szemetes funkciót:

• Vállalatok
• Kapcsolatok
• Ajánlatok
• Dokumentumok
• Termékek.

Az elsődleges feljegyzések megértése

Az elsődleges iratok szerepe

• Az Üzleti Pulzus CRM-ben a vállalathoz társított első kapcsolattartó automatikusan az adott vállalat elsődleges kapcsolattartójává válik.
• Az elsődleges rekord kulcsfontosságú különféle funkciókban, például e-mailek küldésében vagy munkafolyamatok aktiválásában.

Az elsődleges rekordok felhasználása

• E-mailezéshez : Ha egy vállalatnak nincs e-mail címe, az Üzleti Pulzus CRM az elsődleges kapcsolattartó e-mail-címét fogja használni.
• Az Ügyletek részben : Hasonlóképpen, a kapcsolattartókhoz kapcsolódó ügyleteknél az első kapcsolt kapcsolattartó lesz az adott ügylet elsődleges kapcsolata.

Általános használat

• Ez a logika az Üzleti Pulzus CRM összes erőforrására vonatkozik.
• Bármely kategóriában (kapcsolattartó, cég stb.) az első társított rekordot tekintjük elsődlegesnek, és ennek megfelelően használják különféle funkciókban.

Megjegyzések

Minden kapcsolathoz, céghez vagy ügylethez megjegyzéseket fűzhet a megtekintett rekordhoz, a jegyzetek személyes használatra szolgálnak Önnek és csapatának tagjai számára, hogy nyomon követhessék a rekord fontos feljegyzéseit.

Jegyzet létrehozása

1. Ugrás a felvételi profilhoz :

•  Például navigáljon egy névjegy profiljához.

2. Nyissa meg a Jegyzetek lapot :

•  Kattintson a Megjegyzések fülre.

3. Megjegyzés hozzáadása :

•  Kattintson a Megjegyzés hozzáadása elemre .
• Írja be a jegyzetét.

TIPP : Írja be a @-t egy csapattag említéséhez

4. Választható nyomon követési feladat :

•  Kapcsolódó feladat létrehozásához jelölje be a Nyomon követési feladat létrehozása jelölőnégyzetet .
• Válasszon időpontot a feladathoz.

5. Mentse el a megjegyzést :

•  A mentéshez kattintson a Megjegyzés hozzáadása gombra.

Megjegyzés : Ha egy nyomon követési feladatot választ, az a kiválasztott dátummal lesz beállítva, és a jegyzetkészítőhöz kapcsolódik.

Figyelem : Ne feledje, hogy minden feljegyzés látható a rekordhoz hozzáféréssel rendelkező csapattagok számára.

Említések használata a Jegyzetekben

• Amikor jegyzetet ad egy rekordhoz, megemlíthet egy csapattagot úgy, hogy beírja @ a nevét, majd a nevét.
• Ez a funkció akkor hasznos, ha felhívja bizonyos csapattagok figyelmét egy megjegyzésre

Figyelem : Mielőtt megemlítene egy csapattagot, győződjön meg arról, hogy hozzáfér a rekordhoz. Csak ezután láthatják azt a jegyzetet, amelyben szerepelnek.

Jegyzetek szerkesztése és törlése

1. Hozzáférés a rekordhoz :

•  Nyissa meg a megfelelő rekord profilját.

2. Ugrás a Jegyzetekre :

•  Kattintson a Megjegyzések fülre.

3. Válasszon egy megjegyzést :

•  Keresse meg a szerkeszteni vagy törölni kívánt jegyzetet.

TIPP : Kattintson duplán a jegyzet leírására a szerkesztéshez

4. Szerkesztés vagy törlés :

•  Kattintson a jegyzet jobb felső sarkában található ellipszis (három pont) gombra.

• Szükség szerint válassza a Szerkesztés vagy a Törlés lehetőséget 

Fontos tudnivaló : Csak a jegyzet készítője vagy egy kiemelt adminisztrátor szerkesztheti vagy törölheti azt.

Értékesítés optimalizálása rekordtársításokkal

Az egyesületek rugalmassága

• Az Üzleti Pulzus CRM lehetővé teszi, hogy a rekordokat több erőforráshoz kapcsolja, nagymértékben rendszerezve értékesítési adatait.
• Például egyetlen kapcsolattartó különböző cégekhez és ügyletekhez köthető.
• Nem korlátozódik ügyletekre, cégekre és kapcsolatokra, használhat társulásokat tevékenységekkel és dokumentumokkal .

Gyakorlati használati eset

Tegyük fel, hogy olyan ügyletet kezel, amely több vállalathoz vagy kapcsolattartóhoz kapcsolódik.

•  Ha az ügyletet releváns kapcsolattartókkal és cégekkel társítja, átfogó képet kap.
• Amikor felkeres egy céget vagy kapcsolati profilt, látni fogja az ügylethez kapcsolódó összes információt.

A kapcsolódó rekordok megtekintésének előnyei

• Ez a társítási funkció mindkét irányban működik.
• Amikor az ügyletprofilban van, láthatja az összes kapcsolódó névjegyet és céget.
• Ezenkívül közvetlenül az üzletprofilból kommunikálhat az összes társított kapcsolattartóval.

Ez a megközelítés integráltabb képet ad az értékesítési folyamatról, biztosítva, hogy minden lényeges információ könnyen elérhető és összekapcsolható legyen.

Rekordok társítása

Kövesse az alábbi lépéseket az iratok, például a kapcsolatok vagy a vállalatok ügylethez való kapcsolásához:

 1.Az ügyletprofil elérése :

•  Nyissa meg az ügyletprofilt, amelyhez társításokat szeretne hozzáadni.

2. Névjegy hozzáadása :

•  Névjegy összekapcsolásához kattintson a Névjegy hozzáadása gombra.

3. Meglévő kapcsolat összekapcsolása :

•  Ha a névjegy már létezik az Üzleti Pulzus CRM-ben, használja a felső keresőmezőt a megkereséséhez és kiválasztásához.

4. Új kapcsolat létrehozása és társítása :

•  Ha új kapcsolattartót kell hozzáadnia, hozza létre közvetlenül az ügylet profiloldaláról.
• Az új kapcsolattartó automatikusan hozzá lesz kapcsolva az üzlethez.

5. Az egyesület véglegesítése :

•  Kattintson a Létrehozás (új névjegyek esetén) vagy a Társítás (meglévő névjegyek) lehetőségre.

Ha követi ezeket a lépéseket, könnyedén kezelheti a társulásokat az Üzleti Pulzus CRM-ben, így biztosítva, hogy az ügyletek, a kapcsolatok és a vállalatok között minden lényeges kapcsolat hatékonyan létrejöjjön és karbantartható legyen.

A lista aktív nézet testreszabása

Az Üzleti Pulzus CRM listanézete kiterjedt testreszabási lehetőségeket kínál az üzleti folyamatokhoz való igazodás érdekében, így biztosítva, hogy a működéséhez leginkább releváns adatok jelenjenek meg.

A nézet személyre szabása

• Rendezési beállítások :
• Válassza ki a listák alapértelmezett rendezési feltételeit, például „Létrehozva” vagy „Ügylet neve”, valamint a rendezési irányt – növekvő vagy csökkenő.

• Látható oszlopok :
• Válassza ki a megjeleníteni kívánt mezőket vagy oszlopokat, például az „Ügylet neve”, „ID”, „Összeg”, „Tulajdonos” és egyebeket, és a listát úgy szabja személyre, hogy csak a szükséges információkat jelenítse meg.
• Elemek oldalanként :
• Határozza meg, hány rekordot jelenítsen meg oldalanként, így könnyebben navigálhat és tisztább nézetet kaphat.

Listabeállítások módosítása

• Az erőforráslista elérése :
•  Az irányítópulton lépjen a testreszabni kívánt erőforráslistára (pl. Ügyletek, Kapcsolatok).
• Lista beállítások :
•  Keresse meg a táblázat utolsó oszlopát, amely egy további beállításokat jelző ikont tartalmaz.
• Látni fog egy beállítási ikont (általában fogaskerék), kattintson erre az ikonra az aktív nézet testreszabási módjának megnyitásához.
• Rendezés beállítása :
•  Állítsa be a preferált alapértelmezett rendezési mezőt és sorrendet, hogy gyorsan megtalálja a legrelevánsabb bejegyzéseket.
• Oszlopok kezelése :
• Jelölje be az oszlopokat, vagy törölje a jelölést, ha meg szeretné jeleníteni vagy elrejteni őket a listában.
• Átrendezheti az oszlopokat felfelé vagy lefelé húzva, és a munkafolyamat igényei szerint rangsorolhatja az információkat.
• Lapozás szabályozása :
•  Válassza ki az oldalanként megjeleníteni kívánt elemek számát a legördülő menüből a rendezettebb nézet érdekében.
• Maximális asztal magasság :
•  Adja meg a táblázat maximális magasságát, hogy a fejlécek rögzítettek és láthatóak maradjanak a rekordok hosszú listáján való görgetés közben.
• További beállítások :
• Válasszon egy tömörített táblázatot, hogy több információ kerüljön a képernyőre.
• Válassza a belső szegélyezett táblázatot a táblázat adatainak jobb elkülönítéséhez.
• Konfigurálja a Lekérdezést, ha azt szeretné, hogy a lista meghatározott időközönként automatikusan ellenőrizze és jelenítse meg az új rekordokat.

A testreszabás megerősítése

• Módosítások alkalmazása :
• Kattintson a Mentés gombra az új beállítások alkalmazásához.
• Listanézet visszaállítása :
• Kattintson a Visszaállítás gombra az alapértelmezett beállítások visszaállításához.

A listanézet testreszabását támogató források

Testreszabhatja a listanézetet különféle erőforrásokhoz, többek között: 

• Kapcsolatok
• Vállalatok
• Ajánlatok
• Dokumentumok
• Tevékenységek
• Termékek
• Felhasználók

A rekordlapok jelvényeinek megértése

• Az Üzleti Pulzus CRM-ben minden erőforrásrekordnak (például ügyletnek, cégnek vagy kapcsolattartónak) van saját lapja az adatai alapján.

• Ezeken a lapokon a nevük mellett jelvények találhatók, amelyek segítségével Ön és értékesítési csapata gyorsan, egy pillantással láthatja a fontos számokat.

Mit jelentenek az egyes jelvényszámok

1. Tevékenységi jelvény :

•  Megmutatja, hogy hány befejezetlen tevékenység kapcsolódik ehhez a rekordhoz.

2. E-mail jelvény :

•  A felhasználó olvasatlan e-mailjeinek számát jelzi.

3. Dokumentumok jelvény :

•  Ha vannak el nem küldött dokumentumok, megmutatja, mennyit kell elküldeni.
• Ha az összes dokumentumot elküldte, megjeleníti a rekordhoz kapcsolódó dokumentumok teljes számát.

4.Hívásjelvény : 

• A rekordhoz tartozó (naplózott vagy létrehozott) hívások teljes számát jelenti.

5. Jegyzetjelvény :

• Megszámolja a rekordhoz készített összes jegyzet számát.